Werde NUEWW Veranstalter!

Hier findest du alle Informationen rund um die Planung und Durchführung deines NUEWW-Events, angefangen bei Deadlines, über Termine für die nächsten Veranstalter-Treffen, Downloads, und vieles mehr.

Die Seite befindet sich aktuell noch im Aufbau. Nach und nach werden weitere Informationen folgen. Sollte etwas Wichtiges fehlen, schreibt eine Mail an Antonia.

So geht's: In 7 Schritten zum eigenen Web-Week-Event!

1. Deine Event-Idee

Du hast eine Idee für eine Veranstaltung, die auf der Nürnberg Web Week 2018 auf gar keinen Fall fehlen darf? Dann hast du Schritt 1 bereits erledigt.

2. Prüfe, welcher Zeitslot sich anbietet

Bitte prüfe als nächstes, ob es bereits ein ähnliches Event gibt. Inhaltlich machen wir dir keine Vorgaben zu deinem Event. Wir möchten jedoch vermeiden, dass sich zwei Events thematisch und/oder zeitlich zu sehr überschneiden. Daher prüfe dein Event bitte dahingehend anhand unserer eigens dafür angelegten Programmübersicht (diese ersetzt NICHT den offiziellen Eventkalender der NUEWW, sondern soll lediglich als Orientierungshilfe für die Planung dienen) und stelle sicher, dass sich dein Event ausreichend von anderen Veranstaltungen zum selben Thema absetzt. 

3. Melde dein Event an

Nun wird es Zeit dein Event anzumelden. Hier geht es zum Anmeldeformular: https://events.nueww.de/eventanmeldung
Nach Abschicken des Formulars erhältst du eine systemseitige Bestätigungs-E-Mail mit deinen Daten.
Anhand deiner eingereichten Veranstaltungsdaten prüfen wir, ob dein Event ins Programm passt. Sollte etwas unklar sein, kommen wir mit Rückfragen auf dich zu. Andernfalls lassen wir dir anschließend den Veranstaltervertrag per E-Mail zukommen. Bitte lies den Vertrag sorgfältig durch und sende ihn unterschrieben an uns zurück.

4. Halte die Deadlines ein

Demnächst wird es möglich sein, die von dir eingereichten Daten zu bearbeiten und zu vervollständigen.

Grundsätzlich gilt, umso eher wir die Details deines Events kennen, desto besser können wir dein Event promoten. Mindestens sind jedoch folgende Deadlines einzuhalten (genauere Infos dazu siehe weiter unten):
30.06.2018 - Magazin
06.08.2018 - Print-Produkte 
01.09.2018 - Social Media, Blog und Newsletter 
01.10.2018 - Online-Programm 

Du hast einen 1A Speaker, oder ein anderes Highlight, auf welches wir unbedingt aufmerksam machen sollen? Dann schreib uns einfach eine Mail mit den entsprechenden Informationen an events(at)nueww.de.

5. Plane dein Event

Jetzt geht es an die konkrete Planung deiner Veranstaltung.
Solltest du noch auf der Suche nach einer passenden Location oder einem spannenden Speaker sein, können wir dir helfen. Wir haben sowohl eine Location-, wie auch eine Speakerliste mit nationalen sowie internationalen Speakern, die wir dir gerne zuschicken. Schreib uns einfach eine Mail an events(at)nueww.de mit der Info, was du benötigst, und wir lassen dir die entsprechende Liste zukommen. Du kannst dann direkt mit den Ansprechpartnern Kontakt aufnehmen. 

Download: Checkliste für vor deinem Event - folgt in Kürze 

6. Führe dein Event durch

Dann ist es soweit. 

Download: Checkliste für während deines Events - folgt in Kürze 

7. Sei stolzer NUEWW Veranstalter

Und schon ist es geschafft! Dein NUEWW-Event ist erfolgreich zu Ende gegangen und du warst nun ganz offiziell Veranstalter auf der Nürnberg Web Week 2018. Bist du nächstes Jahr wieder dabei? 

Download: Checklist für nach deinem Event - folgt in Kürze 

Deadlines und Termine

Hier gibt es auf einen Blick sämtliche relevante Deadlines und Termine. Die Übersicht bietet sowohl Deadlines für das Magazin und die Trackhefte, die Promotion eurer Veranstaltung, die Bestellung diverser Materialien und Merchandise, sowie die Termine für die Veranstalter-Meetups. 

Eine kompakte Übersicht aller Deadlines und Termine zur Übersicht gibt es hier zum Download

  • 08.06.2018 - Redaktions-/Anzeigenschluss Trackhefte
  • 19.06.2018 - Veranstalter-Meetup
  • 28.06.2018 - Event-Promo Magazin
  • 30.06.2018 - Redaktionsschluss Magazin
  • 25.07.2018 - Einführung ins Eventmanagementtool von U2D Ventari
  • 27.07.2018 - Merchandise-Bestellung
  • 30.07.2018 - Werbemittel-Bestellung
  • 31.07.2018 - Anzeigenschluss Magazin
  • 06.08.2018 - Event-Promo Print-Produkte
  • 01.09.2018 - Event-Promo NUEWW-Kanäle
  • 28.09.2018 - Beilagen-Buchung für Goodie Bags: Bei Fragen, schreibt eine Mail an marcus(a)nueww.de
  • 01.10.2018 - Event-Promo Website: Dies ist die LETZTE Gelegenheit ein Event über das Anmeldeformular einzureichen!

Rund um die Eventanmeldung

Ist die Ausrichtung eines Events im Rahmen der NUEWW mit Kosten verbunden?

Du möchtest mit deinem Event an der Nürnberg Web Week teilnehmen? Dann ist dir Aufmerksamkeit gewiss, denn deine Veranstaltung findet sich auf allen Marketingkanälen der Web Week wieder!

Damit wir die besten Werbemaßnahmen und die größtmögliche Reichweite für die Events der Web Week erreichen können, sind wir darauf angewiesen, dass sich die Veranstalter an den dadurch entstehenden Kosten beteiligen.

Für die Durchführung einer kommerziellen Veranstaltung im Rahmen der Nürnberg Web Week kommt daher auf den Veranstalter eine Teilnahmegebühr pro Event zu.

Zu den kommerziellen Veranstaltungen zählen aus Sicht der Nürnberg Web Week:

  • Events / Veranstaltungen / Seminare mit Teilnahmegebühren
  • Events / Veranstaltungen / Seminare mit Werbe-/Marketingcharakter
  • Events / Veranstaltungen / Seminare von kommerziellen Anbietern

Veranstalter von nicht kommerziellen Veranstaltungen können von der Kostenbeteiligung befreit werden.
Zu den nicht kommerziellen Veranstaltungen zählen aus Sicht der Nürnberg Web Week:

  • Events / Veranstaltungen / Seminare ohne Werbecharakter
  • Events / Veranstaltungen / Seminare von und für die Community, z.B. Usergroups o.ä.
  • Stammtische oder ähnliche regelmäßige kostenfreie Veranstaltungen
  • Angebote für Kinder- und Jugendliche
  • Angebote von gemeinnützigen Vereinen, Bildungseinrichtungen oder ähnlichen Institutionen

Ihr seid unsicher, ob euer Event kommerziell oder nicht kommerziell ist? Ihr seid absolute NUEWW-Neulinge und wollt zum ersten Mal an der Web Week teilnehmen? Ihr braucht weitere Infos rund um die Kostenbeteiligung? Kein Thema, wir helfen euch gerne weiter! Meldet euch unter events(at)nueww.de!

Wo melde ich mein Event an?

Dein Event kannst du ganz einfach über unser Anmeldeformular unter events.nueww.de/eventanmeldung einreichen.
Wir prüfen dein Event anschließend und lassen dir den Veranstaltervertrag per E-Mail zukommen. 

Aktuell werden im Anmeldeformular lediglich die Eckdaten zu deinem Event, sowie die Kontaktdaten des Ansprechpartners abgefragt. Später wirst du die Möglichkeit bekommen dich ins System einzuloggen um zusätzliche Informationen (Speaker, Agenda, Logo hochladen, etc.) zu ergänzen. 

Mit welcher No-Show-Rate muss ich bei meinem Web Week-Event rechnen?

In den letzten Jahren hat sich gezeigt, dass es viele Teilnehmer*innen gibt, die sich bei einer ganzen Reihe von Veranstaltungen anmelden, die sie interessieren, auch wenn diese sich zeitlich überschneiden. 

Erfahrungsgemäß liegt die No-Show-Rate bei 20-50 %. Wir empfehlen, dies bei der Planung deiner Veranstaltung mit in Betracht zu ziehen und ggfs. eine Überbuchung für dein Event zuzulassen. 

Kommunikation

Wie haltet ihr mich auf dem Laufenden?

Über folgende Kommunikationsmittel wirst du von uns auf dem Laufenden gehalten: 

  • Veranstalter-Newsletter: Noch nicht angemeldet? Dann sag uns Bescheid und wir nehmen dich auf.
  • Veranstalter-Facebook-Gruppe  
  • NUEWW-Slack: Solltest du noch nicht in unserem Slack sein, melde dich einfach bei Antonia und du erhältst einen Einladungslink.
  • nuernberg.digital-Slack: Dem nuernberg.digital-Slack könnt ihr ganz einfach hier beitreten. Auch dort gibt es einen nuernbergwebweek-Channel, über den ich euch mit anderen austauschen könnt. 

Downloads

Co-Branding

Hier findet ihr in Zukunft alle relevanten Dateien fürs Co-Branding: 

- Co-Branding Guide - folgt in Kürze 
Co-Branding NUEWW 2018 Social Media-Header
- Co-Branding NUEWW 2018 Social Media-Templates - folgt in Kürze  
Co-Branding NUEWW 2018 Logo

Werbematerial und Merchandise

Du möchtest vorab bereits Web Week-Poster aufhängen, Magazine in deinem Unternehmen auslegen oder offizielle NUEWW Lanyards für die Teilnehmer deiner Veranstaltung bestellen? Dann bist du hier genau richtig.

Hier findest du unsere Formulare, um Werbematerial (Poster, Flyer, etc.) und offiziellen NUEWW Merchandise zu bestellen. 

Abfrage Werbemittel: Magazine, Track-Hefte und Poster  
Bestellformular NUEWW 2018 Merchandise 

Locations und Speaker

Du bist noch auf der Suche nach einer passenden Location oder einem spannenden Speaker? Wir können dir helfen!

Mittlerweile haben wir eine ausführliche Liste mit möglichen Locations in Nürnberg, Fürth, Erlangen und Umgebung. 
Zudem gibt es viele Interessent*innen für einen Speakerslot auf einem Web Week-Event.

Gerne vernetzen wir dich mit den Ansprechpartnern der Locations bzw. den Speakern. Schreib uns eine E-Mail an events(at)nueww.de und wir lassen dir die entsprechende Liste zukommen, so dass du direkt Kontakt aufnehmen kannst. 

Sonstiges

Folgende Downloads wirst du hier in Kürze finden: 

  • Pausenslides - steht nach Ablauf der Anmeldefrist zum Download bereit   
  • Master-Slides - folgt in Kürze 
  • Checkliste für vor deinem Event - folgt in Kürze 
  • Checkliste für während deines Events - folgt in Kürze 
  • Checkliste für nach deinem Event - folgt in Kürze 
  • weitere Downloads (Social Media Header, Webbanner, E-Mail-Signaturen)