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15.09.2017, Anna Neubauer

Die Digitalisierung deines Rechnungswesens

Bild: Pixabay

Die Digitalisierung bestimmt die Schlagzeilen in den Wirtschaftsmeldungen. Zahlreiche Startups gelten mit ihren digitalen Geschäftsmodellen als Vorreiter. Wenn es jedoch um das eigene Rechnungswesen geht, ist der Unterschied zwischen jungem Startup und etabliertem Familienunternehmen gar nicht groß.

Obwohl ein Großteil der Rechnungen per E-Mail eingeht, werden viele Unterlagen weiterhin ausgedruckt und per Post an den Steuerberater weitergeleitet, in Papierform weiterverarbeitet und teilweise zu Archivierungszwecken erneut digitalisiert. Das bindet Ressourcen und erhöht die Kosten auf allen Ebenen. Aus diesem Grund möchten wir dir zeigen, wie du dein Rechnungswesen ganz einfach digitalisieren kannst. 

Warum solltest du dein Rechnungswesen digitalisieren?

Die Notwendigkeit der Digitalisierung zeigt sich insbesondere nach erfolgter Umsetzung. Die Prozesse deines Unternehmens sind optimiert – dein Unternehmen ist konkurrenzfähiger. Die Digitalisierung deines Rechnungswesens führt dank intelligenter Algorithmen und damit verbundener Automatisierung zur schnelleren Verarbeitung des Buchhaltungsprozesses. Folglich verbesserst du nicht nur deine Prozesse durch Zeitersparnis, sondern erhöhst gleichzeitig die Qualität durch die Reduzierung von Fehlern, die beim manuellen Arbeiten entstehen.

Außerdem kannst du Entscheidungen kurzfristiger treffen, da dir das notwendige Zahlenmaterial schneller zur Verfügung steht. Der Prozess des Vorsortierens entfällt sogar komplett, wodurch zusätzlich Zeit und Ressourcen gespart werden. Schließlich verlierst du keine Zeit mehr mit dem Ausdrucken und Versenden von Unterlagen und  sparst Papier- und Versandkosten, und deine Mitarbeiter können sich wichtigeren Dingen widmen.

Die Zusammenarbeit mit deinen Kunden und Lieferanten wird ebenfalls verbessert, da bei Anfragen schneller Rückmeldung erfolgen kann. Deine Daten sind ja nun jederzeit verfügbar – ortsunabhängig. Nicht zuletzt bedeutet die Digitalisierung deines Rechnungswesens, dass ein internes Kontrollsystem eingeführt werden muss. So musst du bestehende Abläufe hinterfragen und gegebenenfalls optimieren.

Gewohnte Verhaltensmuster durchbrechen

Die Digitalisierung deines Rechnungswesens geht hauptsächlich mit der Umstellung gewohnter Verhaltensmuster einher. Die Herausforderung besteht im Wesentlichen darin, Prozesse anzupassen und zu verändern. Das bedeutet, dass du klare Strukturen schaffen musst, die die Umstellung vereinfachen. Das heißt aber nicht, dass sämtliche Denkweisen und Abläufe komplett geändert werden müssen. Im Umgang mit Rechnungen gilt weiterhin der gleiche Grundsatz: Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. 

Ein Risikomanagementsystem etablieren

Es ist dir freigestellt, wie du dieser Pflicht nachkommst. Jedes innerbetriebliche Kontrollverfahren ist zulässig, soweit es einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft. Für die Praxis bedeutet das: Bei Erhalt einer elektronischen Rechnung ist zu prüfen, ob die Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Menge erbracht wurde, der Rechnungssteller wirklich einen Zahlungsanspruch hat und die Bankverbindung korrekt ist. Dafür musst du interne Kontrollmechanismen etablieren. Entscheidend ist, dass es dem Finanzamt ermöglicht wird, deinen Prozess prüfen und belegen zu können. 

Dieses Risikomanagementsystem wird in der Regel im Rahmen einer Verfahrensdokumentation dokumentiert und dient deinem Unternehmen als „roter Faden“. Seit November 2014 fordert die Finanzverwaltung diese als notwendigen Bestandteil deiner Buchhaltung, unabhängig davon, ob du Unterlagen digitalisierst.

(Papier-)Unterlagen archivieren

Eine Rechnung ist in Urform zu archivieren. Das heißt, wenn du eine Rechnung in elektronischer Form erhältst, musst du sie in dieser Form aufbewahren. Das Ausdrucken und die anschließende Aufbewahrung in Papierform entsprechen nicht den gesetzlichen Anforderungen, wenn die elektronische Rechnung nicht mehr verfügbar ist. Folglich bedeutet das, dass zweigleisig gefahren werden muss, solange nicht alle Rechnungen in digitaler Form eingehen. Elektronische Rechnungen sind elektronisch zu archivieren; Rechnungen auf Papier müssen abgeheftet werden.

Ersetzendes Scannen

Als nächster Schritt folgt die Einführung des sogenannten ersetzenden Scannens. Dies hat zur Folge, dass Papieroriginale vernichtet werden dürfen, wenn Belege gescannt und elektronisch weiterverarbeitet werden. Das setzt voraus, dass sowohl der Scan-Prozess als auch die Aufbewahrung der digitalisierten Rechnungen nicht manipuliert werden können. Hierfür ist eine saubere Dokumentation über die einzelnen Arbeitsschritte und Scan-Prozesse im Unternehmen notwendig. 

Die Abstimmung mit deinem Steuerberater

Die Verarbeitung deiner Belege erfordert nicht, dass dein Steuerberater alle Unterlagen in Papier bzw. im Original erhält. Zur Verarbeitung reicht die digitale Übermittlung aus. Die Pflicht zur Aufbewahrung deiner Originalunterlagen bleibt so zwar bestehen (oder entfällt sogar bei Einführung des ersetzenden Scannens), allerdings erfolgt diese in deinem Unternehmen, wodurch die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater viel effizienter ist. Entscheidest du dich für die Einführung des ersetzenden Scannens, solltest du diesen Schritt in Absprache mit deinem Steuerberater gehen. Dein Steuerberater hat hierzu bereits Erfahrungen gesammelt und kann dir Arbeitshilfen zur Verfügung stellen, damit du den Anforderungen des Finanzamts gerecht wirst. 

Fazit

Die Anforderungen an das ersetzende Scannen sind hoch und es ist genau zu prüfen, ob sich der vorgeschriebene Aufwand lohnt, um Belege vollständig digital zu archivieren. An der Digitalisierung der Buchhaltung führt aber kein Weg vorbei, um bereits heute von den vielen Vorteilen zu profitieren und auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu sein!

Über die Autoren: Eugen Müller & Timo Blum

Timo Blum

Timo Blum

Geschäftsführer | SuT Steuerberatungsgesellschaft mbH

Website: startup-tax.de

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Timo Blum

Eugen Müller

Steuerberater, Geschäftsführer | SuT Steuerberatungsgesellschaft mbH

Website: startup-tax.de

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